Trong môi trường làm việc học tập hiện nay, task management skills hay kĩ năng quản lí công việc hiệu quả là một trong những kĩ năng quan trọng giúp chúng ta kiểm soát stress, quản lí thời gian hiệu quả để giúp cân bằng công việc và đời sống cá nhân (work life balance) đồng thời làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có bao giờ đặt ra câu hỏi cho bản thân mình: mình thực sự bận cả ngày không có thời gian nghỉ hay là do mình quản lí công việc không hiệu quả, bạn có phải người nước tới chân mới nhảy, bạn làm việc không hiệu quả như mình mong muốn, bạn luôn thấy mệt mỏi hay overloaded trong công việc hằng ngày, bạn không đủ thời gian cho việc cá nhân và gia đình, bạn phải đem công việc về nhà làm ngày làm việc. Mình tin là, việc chúng ta quản lí công việc hiệu quả hơn sẽ giúp phần nào giúp chúng ta làm việc tốt hơn, có thời gian cho bản thân và gia đình, giúp chúng ta thăng tiến trong công việc và cảm thấy vui vẻ và khỏe hơn. Hãy quản lí tốt để có thời gian cho bản thân và gia đình ngoài công việc chứ hả.
Cùng mình nghiên cứu xem làm thế nào quản lí công việc tốt hơn nghen.
Nội dung
Định nghĩa task management - quản lí công việc
Nếu bạn từng làm quản lí dự án, thì dự án sẽ được chia thành nhiều công việc (tasks) với dự toán khoảng thời gian (period), nguồn lực (resources) cũng như thời gian cần hoàn thành (due date), vậy thì đối với mình: quản lí công việc là nghệ thuật và chiến lược của việc ưu tiên, sắp xếp và thực thi một cách hiệu quả nhất nguồn lực đang có thể đạt kết quả tốt nhất.
Đó là cách bạn tối ưu hóa thời gian trong một ngày để hoàn thành được khối lượng công việc được đề ra, chiều về đóng máy tính là mình có thể để đầu óc mà lo cho gia đình và bản thân, enjoy việc tập thể thao, nấu ăn và phát triển bản thân cũng như nghỉ ngơi hợp lí.
Dù bạn là sinh viên hay là chuyên gia đang quản lí các dự án ở công việc, hoặc 1 ai đó đang cố gắng cân bằng giữa mục tiêu cá nhân và công việc, nghệ thuật quản lí công việc là thứ thật sự cần thiết trong đời sống cực nhanh như hiện nay.
Nguyên tắc hay thành phần của việc quản lí công việc hiệu quả
Để thuần thục kĩ thuật quản lí công việc hiệu quả, nó đi ra ngoài phạm vi của việc kể ra những việc cần làm, mà nó là sự thấu hiểu các nguyên tắc tiếp cận, độ ưu tiên và hoàn thành công việc. Bằng các áp dụng vào đời sống hàng ngày, sẽ giúp bạn thay đổi một ngày mệt mỏi thành một ngày hiệu quả.
Ghi nó xuống hay write it down
Bạn không thể sắp xếp hay làm làm hiệu quả được bất cứ điều gì nếu bạn cứ để trong đầu mình và không biết là nên làm gì trước tiên.
Việc quan trọng của quản lí công việc hiệu quả, đầu tiên hay ghi nó xuống, trên máy tính hay trên giấy, task by task, từng công việc một, với due date và kết quả mong muốn.
Ghi xuống giúp chúng ta làm sạch đầu óc (clear your mind) và rồi nhìn vào và áp dụng được những nguyên tắc tiếp theo dưới đây, không ghi xuống thì chỉ làm bạn cảm thấy stress và không biết sắp xếp như thế nào nếu bị phân tâm bởi những công việc khác nhau.
Ưu tiên hay Prioritization
"Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì có trong lịch trình của bạn mà là lên lịch cho những việc bạn ưu tiên"
- Khẩn cấp (urgent) hay quan trọng (important task): Theo ma trận Eisenhower/Covey: chia hai trục với độ khẩn cấp và độ quan trọng ta sẽ được 4 loại công việc để biết ưu tiên cho cái nào. Phần lớn chúng ta sẽ sẽ bị cuốn theo những việc có vẻ khẩn cấp nhưng không thật sự quan trọng. Bằng việc hiểu rõ việc đó “quan trọng” hay “khẩn cấp” – “không khẩn cấp nhưng quan trọng” sẽ giúp chúng ta ra quyết định cũng như tìm ra cách đi phù hợp với mình.
- 80/20 hay quy luật Pareto: quy luật do Juran đặt theo nhà kinh tế học người Ý Pareto với ngụ ý phổ quát: 80% kết quả đến từ chỉ 20% nổ lực. Bằng việc xác định được cái gì là quan trọng (20%) – thì công việc (tasks) đó là trọng tâm của việc đặt sự quan tâm cũng như hiệu quả để gặt hái được cái kết quả mình cần đạt được – chúng ta đạt được thành công với ít nổ lực hơn.
Chi nhỏ công việc
"Những việc vĩ đại được tạo nên từ một chuỗi những việc nhỏ gộp lại với nhau"
Chúng ta không cần làm nhưng việc vĩ đại, bất kì việc nào cũng chia nhỏ được, hay chia nhỏ tới mức nhỏ nhất, việc này giúp bạn định hình được thời gian, nguồn lực cần cũng như biết cách quản lí như thế nào cho phù hợp.
Chia càng nhỏ, càng giúp chúng ta có tâm lí dễ làm cũng như bớt căng thẳng hơn. Mình sẽ thấy những việc khó: “Ah thì ra chia nhỏ ra thì thấy nó cũng dễ“
Làm rõ due date hay thời gian cần hoàn thành công việc
"Nếu cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu"
Có một quy luật gọi là “Parkinson’s Law“: Bạn sẽ kéo dài công việc của bạn ra để vừa đủ để hoàn thành nó đúng deadline =)) Nghĩa là bạn biết là bạn còn thời gian nên sẽ nhây cho tới khi nào gần tới hạn mới thực hiện.
Mình khi là sinh viên cho tới hiện giờ gần 8 năm đi làm, đôi khi vẫn bị trình trạng này, để giải quyết hãy đặt ra mục tiêu rõ ràng với độ khẩn cấp cũng như thời gian hoàn thành công việc thật sự, điều này giúp bạn sắp xếp được công việc cũng như độ nhây khi cần thiết =) Cũng như, giúp chúng ta tập trung hơn, giảm sự phân tâm và giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Một ví dụ, nếu mình cần hoàn hành slide thuyết trình cho cuộc họp vào 8h sáng t2, thì thường mặc dù không có việc gì khẩn cấp, mình cũng tỏ ra bận rộn cho tới sáng t2 khoảng 4h sáng thức dậy và hoàn thành slide trong 1hr trước khi bắt đầu đi làm và thuyết trình trong cuộc họp. Điều này có hai vấn đề: đầu tiên mình có thể hoàn thành nó trong t6 và trong thời gian làm việc, thứ 2 là mình phải dậy sớm sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe bản thân, đồng thời không có hiệu quả do làm gấp và kết quả sẽ không đạt được như mọng đợi. Vậy nên, đặt ra due date hợp lí cũng rất quan trọng.
Giảm sự phân tâm
"Trong thời đại của sự phân tâm (distraction), thì sự tập trung là một siêu năng lực"
Hãy tạo ra môi trường tập tung cho chính bạn: một môi trường mà giúp bạn tập trung hiệu quả nhất: như nơi đó yên tĩnh (như mình làm việc ở không gian mở thì mình mua tai nghe chống ồn mang vào và bắt nhạc lên =)), tắt chuông thông báo và ngăn chặn mọi sự gián đoạn trong khi chúng ta cần sự tập trung.
Có một kĩ thuật có thể áp dụng cho việc học hay làm việc sâu, cân bằng giữa thời gian tập trung và nghỉ ngơi gọi là trái cà chua (tomato) hay từ tiếng Ý là “Pomodoro” – kĩ thuật tập trung làm việc hay học tập trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút, cứ lặp đi lặp 4 lần thì nghỉ lâu hơn. Kĩ thuật này nếu áp dụng cho việc tập trung học tập hay làm việc sẽ tạo hiệu quả cao, do cân bằng việc việc tập trung và nghỉ ngơi của não để đạt được hiệu suất cao nhất.
Thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh
"Bạn không thể quản lý những gì bạn không đo lường được"
Kiểm tra hay xem lại định kì: cuộc sống vô thường (theo ngôn ngữ Phật giáo), có nghĩa là luôn thay đổi và không thể diễn ra theo hướng chung ta lập kế hoạch được, và độ ưu tiên cũng thay đổi theo. Nên những gì là cực kì quan trọng của tháng trước có thể không là gì so với việc khác quan trọng hơn của tháng này. Do đó, chúng ta phải bỏ thời gian ra để định kì nhìn lại lượng công việc theo ngày, tuần và tháng, để đảm bảo mình luôn tập trung vào những gì thật sự quan trọng. Việc này, đồng thời cho phép chúng ta nhìn lại những việc đã làm được, thời gian mình đã bỏ ra, cũng như thay đổi, điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với các công việc của tương lai.
Phải đủ sự linh hoạt hay “be flexible”: sự cứng nhắc, không chỉ trong công việc hay quản lí công việc sẽ có sưu hướng làm chúng ta không hiệu quả, với thời đại thay đổi chóng mặt như hiện tại, phải đủ sự “linh hoạt” để thay đổi kế hoạch, luôn hiệu chỉnh và thích nghi với sự thay đổi khi cần thiết. Kể cả thay đổi về độ ưu tiên, sự khẩn cấp không mong muốn hay thông tin mới, hãy be flexible với những sự kiện không dự đoán trước được.
Các kĩ thuật của việc quản lí công việc hiệu quả
Theo mình thống kê trên google thì có tới gần 24 kĩ thuật, mình liệt kê vài kĩ thuật hiệu quả đối với mình mà các bạn có thể tham khảo:
- Eat the Frog (dịch ra là ăn ếch sống): công việc khó nhằn nhất là công việc mà bạn dễ trì hoãn nhất, nên cách tốt nhất là xử nó trước, chia nhỏ ra là xử lí nó ngay vào lúc sáng sớm. Theo ma trận Eisenhower/Covey thì những công việc dạng này thường thuộc loại quan trọng và không khẩn cấp, sau khi bạn xử lí xong những phần khẩn cấp thì đây là phần mà bạn phải xử nốt để đạt hiệu quả cao nhất.
- 1 việc tại 1 thời điểm: Khoa học đã chứng minh rằng não bộ con người tại một thời điểm chỉ có thể tập trung vào một việc nên chúng ta cần sắp xếp để chỉ xử lí nốt 1 việc tại một thời điểm. Mình biết rằng việc này khó do chúng ta sẽ rất dễ bị phân tâm khi check mail hay đồng nghiệp IM hỏi trong thời gian làm việc. Cách này cần sự tập trung khi làm các công việc quan trong đòi hỏi sự tập trung cao độ chứ chúng ta có sưu hướng cố gắng xử lí càng nhiều càng tốt.
- Time blocking (khóa thời gian bạn lại): cách này mình hay làm là block thời gian của bạn bằng chức năng calendar trên outlook cho bạn khoảng thời gian tập trung để xử lí công việc nào đó.
- Tự động hóa: những công việc lặp đi lặp lại, có quy trình và có logic bạn có thể suy nghĩ cách tự động hóa được, từ việc tạo mẫu email sẵn cho tới việc đơn giản là tạo công thức excel trước hay xịn hơn thì ứng dụng power automate hay python để tự động hóa những công việc nhàm chán này, giúp bạn có thời gian tập trung vào những công việc quan trọng và hiệu quả hơn.
- Giảm sự sao nhãng: để điện thoại ra xa khi bạn cần tập trung, tắt IM (hay set to no disturb ở Microsoft Team) để có sự tập trung khi cần thiết. Đối với mình, khi mà ai đó IM lúc mình cần tập trung, mình sẽ suy nghĩ, mọi việc điều có thể đợi được nếu gấp họ đã qua gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại rồi, nếu không gấp thì IM hoặc email chúng ta điều có thể xử lí sau khi chúng ta xong việc cần tập trung hiện tại.
- Chia nhỏ công việc, sắp xếp dựa vào độ ưu tiên và quan trọng, Poromodo là những kĩ thuật mình đã trình bày ở phần hai.
- Delegate hay trao quyền: nếu bạn là trưởng nhóm hay quản lí, đừng quá ôm đồm, những việc không quan trọng hay quan trọng nhưng không khẩn cấp, có những người trong team có thể giúp thì hãy để họ làm, việc này giúp hiệu quả, due date của công việc được hoàn thành tốt đồng thời giúp bạn giảm tải hơn. Nếu là nhân viên, hãy trao đổi vối sếp nếu bạn bị quá tải – hay trao đổi để có sự đồng thuận về nguồn lực và thời gian để đảm bảo tiến độ công việc như kì vọng và đạt hiệu quả tối ưu nhất
- Biết “say no” – nói không khi cần thiết – nói những việc không cần thiết hay bạn đang bị quá tải
- Sử dụng thời gian chờ – utilizing waiting time: hãy tận dụng khoảng thời gian chờ để làm những task nhỏ như nhắn tin confirm một việc gì đó hay viết lại note của một cuộc họp trước đó, hay để thời gian nhỏ như chờ đủ người cho một cuộc họp, bạn sẽ có thể tận dụng thời gian đó và giúp ngày làm việc của bạn hiệu quả hơn.
- Task batching hay nhóm những công việc liên quan để làm nối tiếp nhau: điều này giúp bạn giảm bớt năng lượng của não để resume lại những công việc không liên quan với nhau và giúp kết nối công việc liên quan hiệu quả hơn
Các loại lỗi thường gặp
- Quá tải list công việc cần làm: hãy thực tế về thời gian và nguồn trong ngày của bạn, liệt kê và xem xét những công việc mình có thể hoàn thành đừng làm mình quá tải sẽ dẫn đến thiếu hiệu quả đồng thời để stress hay burnout.
- Phân tâm: =) kẻ cản trở số một của quản lí công việc không theo kế hoạch
- Bỏ qua việc nghỉ ngơi: hãy để não cũng như cơ thể bạn được nghỉ ngơi sao khoảng 25-45 phút làm việc, đứng dậy lấy nước, đi một vòng chào hỏi đồng nghiệp hay đứng dậy làm vài động tác stretching sẽ giúp khỏe hơn.
- Thiếu sự linh động: cuộc sống không như kế hoạch được nên phải để một khoảng thời gian trong ngày của bạn cho những việc trừ trên trời rớt xuống cần phải ưu tiên liền hay bị trễ hạn (nhưng cần nói với sếp nếu là việc khẩn cấp mà quan trọng)
Công cụ phổ biến
Sử dụng đúng công cụ sẽ thay đổi cuộc chơi trong việc quản lí công việc hiệu quả. Tùy vảo bạn là style kiểu nào, kiểu cổ hay hiện đại mà áp dụng cho phù hợp.
App hay ứng dụng trên điện thoại, máy tính: style hiện đại
- Mình hay sử dụng Trello (sẽ viết một bài cụ thể về ứng dụng cực hay này), OneNote hay Excel để quản lí công việc hằng ngày trên công ty
- Trello là ứng dụng mà ứng dụng ý tưởng Kanban (thẻ) trong kĩ thuật quản lí sản xuất để: mình hay chia ra làm ba loại tag: dự định làm, đang làm, và làm rồi để theo dõi lượng công việc trong ngày.
- OneNote là ứng dụng đa năng của Microsoft: giúp mình note lại mọi thứ đồng thời giúp kiểm soát công việc thay cho giấy viết (mình sẽ viết một bài riêng về viết ứng dụng OneNote trong công việc giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn).
- Excel: ứng dụng thần thánh của dân văn phòng, mọi việc điều có thể làm được bằng Excel =))
Bút viết và giấy hay sổ note Style cổ điển
Bạn mua cuốn sổ ghi chú nhỏ nhỏ, hằng ngày list down hết tất cả các việc cần làm, việc nào ngày hôm trước chưa làm xong, việc nào hôm nay cần, đi chung với due date và mục tiêu thế là triển thôi.
Cái khó của style cổ điển là nhiều lúc nhiều quá bạn ghi xong quên mất luôn đó là cái việc chưa xong và cần mình làm, hay bạn quên luôn cuốn sổ ở đâu đó thì coi như là banh luôn cái plan của mình =) Mình cũng có ứng dụng style này vào công việc (sẽ viết riêng một bà để nghiên cứu cách nào mình take down cũng như quản lí bằng giấy với bút viết sau nghen)
Các công cụ này có thể sử dụng chung hay riêng sẽ tùy vào nhu cầu của bạn (cá nhân hay team, tối giản hay đầy đủ tính năng, độ phù hợp với style làm việc cũg như khả năng tích hợp vào nhiều nền tảng thiết bị giúp tiết kiệm thời gian và giúp flow công việc hiệu quả hơn)
Những việc khó khi tối ưu quản lí công việc cá nhân
- Delegation hay trao quyền: bạn có sự tin tưởng để giao việc cho người khác, việc này đòi hỏi việc nhận ra điểm mạnh, xây dựng sự tinh tưởng cũng như tối ưu nguồn lực đang có, đồng thời việc giao tiếp và phản hồi sẽ cực kì quan trọng khi bạn trao quyền cho cấp dưới hay đồng nghiệp thực hiện công việc giúp.
- Sức mạnh của thói quen: khó mà thay đổi thói quen của chúng ta ngay lập tức, nên hãy thay đổi từ từ với nguyên lí 1% better everyday rồi chúng ta sẽ thấy được sự hiệu quả như mong đợi.
- Tạo sự tươi mới và nạp năng lượng cho bản thân: để hiệu quả nhất thì cả tinh thần và thể chất của bạn phải ok, nên làm việc liên tục hay quá tải sẽ không phải là điều tốt, đôi khi, một vài ngày như vậy thì có thể chấp nhận được nhưng nếu vài tuần hay vài tháng thì có vấn đề cần xem xét lại, một là bạn làm việc không hiệu quả, hai là bạn bị quá tải do khối lượng công việc và cần nói chuyện với sếp trực tiếp để tìm hướng đi phù hợp. Hãy ưu tiên việc nghỉ ngơi, thư giản và giảm việc đa dụng – việc này sẽ ăn hết năng lượng của bạn rất nhan.
- Hiểu và ứng dụng những kĩ thuật này vào việc quản lí công việc để giúp bạn hiểu quả và sống khỏe/vui hơn. Sau tất cả, hiệu quả thuật sự (true productivity) không chỉ là làm siêu nhiều mà còn là làm tốt hơn trong khi vẫn cân bằng được cả sức khỏe về thể chất và tinh thần.
Kết luận
Để chúng ta có được sự hiệu quả cao nhất trong công việc, công cụ và chiến lược là những thứ cần quan tâm hàng đầu, nhưng cũng chỉ là thứ yếu. Thứ quan trọng nhất vẫn là khả năng của chúng ta trong việc quản lí, tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và thực thi chúng. Hãy kết hợp chúng như nghệ thuật nấu ăn, bằng cách kết hợp công cụ, tư duy cũng như kĩ thuật đã liệt kê để đạt được món ăn ngon, vừa khẩu vị của bạn nhất, đồng thời món ăn này cũng đầy đủ chất dinh dưỡng giúp bạn khỏe và sống tốt hơn =)
Quản lí công việc cũng phải là những list công việc với những ô trống để bạn tick vào cho xong, mà hãy nhìn bức tranh rộng hơn, hãy để những tasks đó liên kết ra sao với mục tiêu của bộ phận, tổ chức, công ty và mục tiêu cá nhân mà cải tiến để tốt hơn.
Cả những thách thức của cá nhân cũng như trong công việc, hãy luôn nhớ rằng: thích nghi, luôn giao tiếp với mọi người và trên hết là ưu tiên sức khỏe (thể chất & tinh thần) đi kèm với hiệu quả công việc. Sau tất cả thì con đường đi tới việc “quản lí công việc hiệu quả” phải áp dụng vào quá trình và đồng thời phải thể hiện ở kết quả đạt được của nó. Chúc các bạn ứng dụng hiệu quả vào công việc hàng ngày của mình ^^
Nguồn tham khảo
Top Task Management Tools to Boost Your Efficiency
6 Tips to Improve Your Task Management Skills
7 Task Management Methods To Increase Your Productivity Levels
9 Effective Task Management Strategies For Higher Productivity
Covey Matrix Vs Eisenhower: What Is The Difference?
10 Common Time-Management Mistakes
10 Daily Task Management Tips to Help You Crush the Workday
10 Best Task Management Tips & Techniques
10 Lesser Known Task Management Strategies Worth Trying in 2024 with examples
Đồng thời không quên cảm ơn chatGPT & google là nguồn tin cậy để mình tổng hợp thành bài viết này